公平工作机构（FWA）于2026年4月7日正式成立，隶属于英国商业与贸易部，是英国针对核心劳动权益设立的新中央执法机构。
FWA将负责协调并逐步整合目前由多个机构分别承担的部分执法职能。其目标包括提升企业合规水平、确保执法标准更加统一，并通过重点监管持续违规的雇主，降低守法企业所承担的监管压力。FWA的预计监管范围将涵盖多项核心法定劳动权益，包括年假工资及工作时间规定、国家最低工资合规情况、非法工资扣除、劳务派遣工作及劳动力市场标准的相关事项。FWA预计将与英国税务海关总署（HMRC）、健康与安全执行局（HSE）及其他监管机构密切合作，并共享相关信息。
FWA可能拥有的执法权力包括：
- 要求雇主以及薪资管理和人力资源服务机构提供信息及文件
- 检查工作场所并访谈相关人员
- 发出合规整改通知及执法通知
- 对违规行为处以民事罚款
- 要求雇主向受影响员工支付拖欠款项
- 对涉及刑事违法的严重或持续违规行为移送起诉
- 在严重情况下公布不合规雇主的名称
从实际操作来看，FWA预计将采取基于风险评估和目标导向的检查方式，包括针对特定风险领域开展检查、在违规率较高的行业开展专项审查、根据员工投诉展开调查、围绕重点劳动权益问题开展宣传和执法行动。
年假记录保存要求
鉴于历史上长期存在年假工资少付以及计算错误问题，年假工资及相关记录保存预计将成为FWA早期重点监管领域。
英国通过《1998年工作时间条例》第16B条以及《2025年就业权利法》第35条，引入了雇主新的记录保存义务。根据相关规定，雇主必须保存充分的记录，证明其遵守各项法定年假规定，并且相关记录须保存六年。
雇主必须记录的信息包括：
- 员工身份及工作时间安排，包括全职员工、兼职员工、工时不固定员工、零工时合同员工、临时员工、非固定工时员工以及其他相关工作安排。
- 工作时间记录,包括每日及每周实际工作小时数、加班时间、以调休代替加班费的安排。
- 年假权益，包括每名员工依法享有的年度法定年假及合同约定年假、对非全年工作员工或非固定工时员工如何按比例计算年假权益。
- 年假累计及结转情况，包括整个休假年度内年假的累计计算情况、因病假或家庭相关假期或其他法律允许情形产生的年假结转记录、年假结转所依据的法律依据。
- 已休年假情况，包括员工休假的日期、该假期所属的休假年度、剩余年假余额。
- 年假工资计算记录，包括年假工资的计算方法（例如根据相关参考期间内的正常收入平均值计算）、用于计算的基础数据（例如52周平均工资数据，以及在适用情况下包含佣金、加班费和津贴等收入）。
- 工资支付记录，包括工资单及工资支付记录、尽可能单独列明的年假工资项目、任何工资调整或补发欠款记录。
- 沟通记录及政策文件，包括年假政策、集体协议、向员工告知年假权益的通知记录、不休即失效提醒、年假结转权利说明。
- 雇主必须自相关记录形成之日起至少保存六年。
如何保存记录
雇主可以灵活选择记录保存方式，例如使用在线人力资源管理系统保存，或通过电子表格进行人工记录。雇主应检查现有系统，确保能够记录未来检查中可能要求提供的所有相关信息。
数据保护要求
雇主在保存相关记录时，必须遵守英国《通用数据保护条例》（UK GDPR）的要求。
公平工作机构的执法方式
FWA预计将采用基于信息分析的执法模式。当发现风险指标或收到员工投诉时，FWA可能会要求雇主提供相关信息。雇主需要在规定期限内提交相关记录，配合现场检查，并接受相关人员访谈。
如发现违规行为，FWA可以发出合规整改通知，要求雇主在规定期限内采取纠正措施，或处以民事罚款，以及要求雇主计算并向受影响员工支付拖欠工资。对于严重或持续违规的情况，FWA可能公开相关雇主信息。某些行为还可能导致刑事责任，例如妨碍执法人员检查和故意伪造记录。
此外，不合规行为还会增加雇主面临劳动仲裁庭索赔的风险，例如非法扣减工资索赔，违反《工作时间条例》的索赔，包括相关法律费用，欠款利息，管理时间成本等。如果违规行为被公开披露，企业还可能面临重大声誉风险。
雇主目前应采取哪些措施确保合规？
建议雇主采取以下实际措施：
- 审查现有政策、年假权益及年假工资计算方式，尤其关注涉及加班、佣金、不固定工时员工及非全年工作员工的情况；
- 确保年假记录完整、准确，并至少保存六年；
- 如果过去的做法主要依赖非正式安排，或怀疑存在历史性工资少付或记录缺失，应尽早寻求法律意见。
提前采取措施，有助于雇主在问题出现前发现并解决潜在风险。
3CS如何提供帮助
我们的劳动法律及人力资源团队可以协助您：
- 审查并更新劳动合同、政策及内部程序；
- 培训管理人员，确保日常年假管理实践符合公司政策；
- 审核现有政策和流程，确保企业能够应对未来可能开展的执法检查。
