公平工作署（Fair Work Agency，FWA）於 2026 年 4 月 7 日成立，作為英國商業暨貿易部（Department for Business and Trade）轄下的執行機構。FWA 是一個新的中央執法機構，負責執行關鍵勞動權利。其將協調並逐步整合目前由多個機構行使的部分職能。其既定目標為提升合規性、使執法更加一致，並透過針對持續違規者執法，減輕守法雇主的負擔。
預期 FWA 的職權範圍將涵蓋核心法定權利，包括假期薪資與工作時間、國家最低工資合規、非法扣薪，以及有關派遣工作與勞動市場標準的事項。預期其將與英國稅務海關總署（HMRC）、健康與安全署（HSE）及其他監管機構密切合作，並共享相關資訊。
預計其權力包括：
- 要求雇主及薪資／人力資源服務提供者提供資訊及文件。
- 檢查營業場所並訪談相關人員。
- 發出合規通知及執法通知。
- 就違規行為處以民事罰款。
- 要求向受影響員工補發欠付款項。
- 如涉及刑事犯罪，將嚴重或持續違規案件移送檢控。
- 於嚴重案件中公布不合規雇主名稱。
就實務而言，FWA 將進行具針對性及風險導向的檢查，在違規率較高的產業推動專題稽核，回應員工投訴，並就優先事項推行宣導活動。
假期紀錄
鑑於過往存在假期薪資不足支付及計算錯誤的情況，假期薪資及紀錄保存預期將成為早期執法重點。
新的雇主義務已透過《1998 年工作時間規則》（Working Time Regulations 1998）第 16B 條及《2025 年就業權利法》（Employment Rights Act 2025）第 35 條引入。該等義務要求雇主保存足以證明遵守各項法定休假規定的紀錄，保存期限為六年。
雇主必須記錄：
- 員工身份及工作時間安排：包括該人士是否為全職、兼職、變動工時、零工時（zero-hours）、臨時性（casual）或不規則工時員工。
- 工作時間紀錄：每日及每週實際工作時數，包括加班時數及任何補休安排（time off in lieu）。
- 假期權利：每名員工每年的法定假期及任何合約約定假期權利，包括兼職員工或部分年度工作員工及不規則工時員工的按比例計算方式。
- 假期累積及結轉：休假年度內的累積計算、因疾病、家庭假或其他允許情況而結轉的紀錄，以及結轉的法律依據。
- 已使用假期：休假日期、所屬休假年度及剩餘假期餘額。
- 假期薪資計算：所採用的方法（例如根據相關參考期間平均計算的正常薪酬）及其依據資料（例如 52 週平均薪資資料，包括佣金、加班費及應計入的津貼）。
- 薪資紀錄：薪資單及薪資發放紀錄（如可行，應單獨列示假期薪資項目），以及任何調整或補發款項。
- 通訊及政策文件：假期政策、任何集體協議，以及通知員工其假期權利、未使用即失效（use it or lose it）提醒及結轉權利的相關通訊。
雇主必須自紀錄建立日起至少保存六年。
如何保存紀錄
雇主在建立及保存相關紀錄方面享有彈性。紀錄可透過線上管理系統保存，亦可使用試算表以人工方式管理。雇主應檢查現有系統是否已記錄未來檢查所需的所有相關資訊。
資料保護
雇主必須依據英國《一般資料保護規則》（UK GDPR）保存相關紀錄。
公平工作署的執法
預期 FWA 將採取情報導向（intelligence-led）的檢查方式，並於出現風險指標或接獲投訴時要求雇主提供資訊。雇主可能被要求於指定期限內提交紀錄，並配合現場檢查及訪談。
如發現違規情形，FWA 可發出合規通知，要求雇主於指定期間內採取補救措施，處以民事罰款，並要求雇主計算及向受影響員工補發欠款。在嚴重或持續違規的情況下，雇主名稱可能被公開。
某些行為如涉及刑事犯罪，亦可能導致刑事責任，例如妨礙檢查人員執行職務或故意偽造紀錄。
不合規亦會增加遭員工提出就業法庭（Employment Tribunal）申訴的風險，例如非法扣薪或違反《工作時間規則》的申索，並伴隨相關法律費用、欠款利息及管理成本。此外，聲譽風險亦十分重大，尤其是在違規情況遭公開披露時。
雇主現在應採取哪些步驟以確保合規
建議採取的實務措施包括：
- 檢視政策、假期權利及假期薪資計算方式，特別是在涉及加班費、佣金、不規則工時及部分年度工作員工的情況下。
- 確保假期紀錄完整、準確，並保存至少六年。
- 如相關作業慣例係以非正式方式逐漸形成，或懷疑過往存在薪資短付或紀錄缺漏情況，應及早尋求法律意見。
及早採取行動將有助於雇主預先處理潛在問題。
我們如何提供協助
我們的勞動法及人力資源團隊可以：
- 檢視及更新您的合約、政策及程序。
- 培訓管理人員，以確保日常假期管理實務符合公司政策。
- 稽核您的政策及程序，以確保您能符合未來任何檢查要求。
