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[雇傭法] 新的全國封鎖——停工計劃延長

02 November  2020

Jasmine Chadha

隨著Covid-19大流行期間安全工作指南的制定,企業正面臨壹系列勞動法問題。許多企業都面臨著首次大量員工在家工作的挑戰。


自2020年9月23日起,政府指導規定:


“為了控制病毒,可以在家高效工作的員工應該在冬天也這樣做。企業在征詢員工的意見後,認為員工可以在家履行正常職責,企業就應這樣做。”


企業是否對在家工作的員工負有健康和安全責任?


企業有義務采取合理必要的步驟,確保所有員工的健康、安全和福利,並提供和維持安全的工作制度。企業對在家工作的員工和在工作地點工作的員工所負的健康和安全責任是壹樣的,即企業必須采取壹切合理切實可行的措施,以保障員工的健康和安全。不這樣做是刑事罪行,也可能導致員工因違反健康和安全法例而向勞資審裁處提出舉報企業的索償。


您需要進行風險評估嗎?


根據健康和安全立法,企業有義務對在家工作的人的工作環境進行風險評估,例如任何長期在家工作的人,都應該對其工作場所進行風險評估。在使用顯示屏幕設備方面也有具體的健康和安全義務。考慮到許多人已經在家工作數月,而最新的政府指導意見指出,這種情況將持續整個冬季,如果企業還沒有這樣做,他們將需要考慮進行風險評估。完成風險評估的目的是確定與居家員工的工作活動有關的危險,並確保采取充分措施,防止對居家員工或任何其他可能受到其工作影響的人造成傷害。


根據企業認為最合適的方法,可就在家工作員工的工作環境進行

風險評估:


•由另壹名員工或合約員工代表企業(並且為了方便這壹點,在家工作者被要求提供進入他們家的通道);或

•作為在家工作者的自我評估。


為了降低Covid-19感染的風險,大多數企業似乎都傾向於采用自我評估的方法。需要向在家工作的人提供適當的風險評估培訓和建議,以便他們能夠進行基本的風險評估並與公司分享結果。反過來,在家工作者將被期望在培訓和承擔評估方面充分合作。


壹個明確和壹致的在家工作政策應該列明企業和員工的責任。這壹評估不僅關註員工身體健康,也要關註其心理健康。它還應包括關於報告和行政程序、數據保護和設備使用的信息:


報告


對許多人來說,轉向在家工作可能是壹種挑戰。企業應該確保每個在家工作的人都知道公司對他們的期望,並在必要的時候提供支持。企業應力求認同:


•員工如何保持聯系;

•如何管理和衡量績效,在必要時考慮個人情況(例如,兒童保育安排);和

•如果員工有任何問題或情況發生變化,應與誰聯系。


如果員工發現在家裏很難激勵自己或組織起來,就應該采取切實可行的措施來解決這些問題,並在可能的情況下提供幫助。


數據保護


企業須采取適當措施,防止未經授權或非法處理資料,以及防止個人資料意外遺失或毀壞。在家工作的人可能需要就他們和企業在數據保護和保密方面的義務進行具體培訓。


企業亦應就員工在家工作對保障資料的影響進行資料私隱影響評估。信息專員辦事處(ICO)有權直接對嚴重違反數據保護規定的數據管理員處以巨額罰款。資料私隱影響評估應包括以下內容:


•誰將有權訪問員工的電腦及其存儲的個人數據?

•企業的遠程工作系統是否允許員工對信息進行加密和/或密碼保護(應明確禁止共享密碼)?

•紙質文件的存放地點,是否有合適的存儲系統,如安全文件櫃?

•是否有有關於文件(實物和電子文件)的保留和妥善處理的規則?

•是否對員工進行培訓和指導,並定期提醒員工保護個人數據和公司機密信息的義務?


設備


在某些情況下,企業可能會允許員工把辦公設備帶回家。為員工提供合適的設備是減少員工健康風險的有效方法,例如提供壹張桌子或人體工程學椅子或IT設備。


壹個常見的問題是企業是否有義務為在家工作的員工購買設備。沒有法律規定企業必須出資為在家工作的員工購買合適的設備。但對於殘疾員工,企業有義務作出合理調整。如果殘疾員工合理地需要幫助來履行他們的職責,這必須由公司承擔費用。在可能的情況下,公司應該鼓勵殘疾員工借用辦公設備,以幫助他們在家工作。


由於Covid-19的持續流行,許多企業將發現他們的大多數員工都盡可能在家工作。在可預見的未來,這種情況很可能會持續下去。我們隨時準備支持和建議您的企業在這些不確定時期的健康和安全義務。


如果貴公司需要:


•在家工作、IT、電子郵件和通信或舉報政策;

•關於員工如何對家庭工作空間進行自我評估的培訓材料;和/或

•數據隱私影響評估。


請與我們勞動法團隊聯系。

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