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​周报

[劳动法] 在家办公和企业的责任

30 October 2020  

Daniel Gray

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随着Covid-19大流行期间安全工作指南的制定,企业正面临一系列劳动法问题。许多企业都面临着首次大量员工在家工作的挑战。


自2020年9月23日起,政府指导规定:


“为了控制病毒,可以在家高效工作的员工应该在冬天也这样做。企业在征询员工的意见后,认为员工可以在家履行正常职责,企业就应这样做。”


企业是否对在家工作的员工负有健康和安全责任?


企业有义务采取合理必要的步骤,确保所有员工的健康、安全和福利,并提供和维持安全的工作制度。企业对在家工作的员工和在工作地点工作的员工所负的健康和安全责任是一样的,即企业必须采取一切合理切实可行的措施,以保障员工的健康和安全。不这样做是刑事罪行,也可能导致员工因违反健康和安全法例而向劳资审裁处提出举报企业的索偿。


您需要进行风险评估吗?


根据健康和安全立法,企业有义务对在家工作的人的工作环境进行风险评估,例如任何长期在家工作的人,都应该对其工作场所进行风险评估。在使用显示屏幕设备方面也有具体的健康和安全义务。考虑到许多人已经在家工作数月,而最新的政府指导意见指出,这种情况将持续整个冬季,如果企业还没有这样做,他们将需要考虑进行风险评估。完成风险评估的目的是确定与居家员工的工作活动有关的危险,并确保采取充分措施,防止对居家员工或任何其他可能受到其工作影响的人造成伤害。


根据企业认为最合适的方法,可就在家工作员工的工作环境进行风险评估:


•由另一名员工或合约员工代表企业(并且为了方便这一点,在家工作者被要求提供进入他们家的通道);或

•作为在家工作者的自我评估。


为了降低Covid-19感染的风险,大多数企业似乎都倾向于采用自我评估的方法。需要向在家工作的人提供适当的风险评估培训和建议,以便他们能够进行基本的风险评估并与公司分享结果。反过来,在家工作者将被期望在培训和承担评估方面充分合作。


一个明确和一致的在家工作政策应该列明企业和员工的责任。这一评估不仅关注员工身体健康,也要关注其心理健康。它还应包括关于报告和行政程序、数据保护和设备使用的信息:


报告


对许多人来说,转向在家工作可能是一种挑战。企业应该确保每个在家工作的人都知道公司对他们的期望,并在必要的时候提供支持。企业应力求认同:


•员工如何保持联系;

•如何管理和衡量绩效,在必要时考虑个人情况(例如,儿童保育安排);和

•如果员工有任何问题或情况发生变化,应与谁联系。


如果员工发现在家里很难激励自己或组织起来,就应该采取切实可行的措施来解决这些问题,并在可能的情况下提供帮助。


数据保护


企业须采取适当措施,防止未经授权或非法处理资料,以及防止个人资料意外遗失或毁坏。在家工作的人可能需要就他们和企业在数据保护和保密方面的义务进行具体培训。


企业亦应就员工在家工作对保障资料的影响进行资料私隐影响评估。信息专员办事处(ICO)有权直接对严重违反数据保护规定的数据管理员处以巨额罚款。资料私隐影响评估应包括以下内容:


•谁将有权访问员工的电脑及其存储的个人数据?

•企业的远程工作系统是否允许员工对信息进行加密和/或密码保护(应明确禁止共享密码)?

•纸质文件的存放地点,是否有合适的存储系统,如安全文件柜?

•是否有有关于文件(实物和电子文件)的保留和妥善处理的规则?

•是否对员工进行培训和指导,并定期提醒员工保护个人数据和公司机密信息的义务?


设备


在某些情况下,企业可能会允许员工把办公设备带回家。为员工提供合适的设备是减少员工健康风险的有效方法,例如提供一张桌子或人体工程学椅子或IT设备。


一个常见的问题是企业是否有义务为在家工作的员工购买设备。没有法律规定企业必须出资为在家工作的员工购买合适的设备。但对于残疾员工,企业有义务作出合理调整。如果残疾员工合理地需要帮助来履行他们的职责,这必须由公司承担费用。在可能的情况下,公司应该鼓励残疾员工借用办公设备,以帮助他们在家工作。


由于Covid-19的持续流行,许多企业将发现他们的大多数员工都尽可能在家工作。在可预见的未来,这种情况很可能会持续下去。我们随时准备支持和建议您的企业在这些不确定时期的健康和安全义务。


如果贵公司需要:


•在家工作、IT、电子邮件和通信或举报政策;

•关于员工如何对家庭工作空间进行自我评估的培训材料;和/或

•数据隐私影响评估。


请与我们劳动法团队联系。


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