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ニュースレター

[雇用法] 在宅勤務と雇用主の責任

30 October 2020

Daniel Gray

Covid-19の世界的大流行の間に安全に働くための指針が策定されるにつれ、雇用主は様々な雇用法の問題に直面しています。多くの企業は、主に在宅で勤務するスタッフを雇用するという困難に初めて直面しています。


2020年9月23日以降、政府の指針では以下のように述べています。


「ウイルスを抑制するため、在宅で効率的に働くことのできるオフィス勤務者は冬の間はそうするべきです。雇用主は、従業員と協議し、在宅で通常業務を行うことができると判断した場合には、従業員は在宅勤務するべきです。」


雇用主は在宅勤務のスタッフに対する安全衛生責任を負いますか?


雇用主は、全従業員の衛生、安全、福祉を確保するため合理的に必要な措置をとる義務、および安全な作業システムを提供し維持する義務を負います。雇用主が負う安全衛生責任は、在宅勤務者と職場勤務者とで同じです。すなわち、雇用主はスタッフの安全衛生を保護するため合理的に実行可能なあらゆることを行わなければなりません。これを怠った場合には刑事犯罪となり、従業員が内部告発して、雇用主の安全衛生法違反を雇用審判所に申し立てる可能性があります。


リスクアセスメントを実施する必要がありますか?


雇用主は、在宅勤務者の作業環境のリスクアセスメント実施を要請する安全衛生の法律の下で義務を負っています。例えば、長期的に在宅勤務を行う者は、ワークステーションのリスクアセスメントを受けるべきです。ディスプレイスクリーン装置の使用に関しては、特定の安全衛生義務があります。多くの人が数か月間在宅勤務を行っており、最新の政府の指針で冬の数か月間は在宅勤務を継続させるべきだと述べていることを考慮すると、未だリスクアセスメントを実施していない企業は実施を検討する必要があるでしょう。リスクアセスメントを完遂する目的は、在宅勤務者の作業活動に関する危険を特定し、在宅勤務者あるいはその仕事によって影響を受け得る他者への危害を防止するため十分な措置が取られることを保証することです。


在宅勤務者の作業環境に関するリスクアセスメントは、雇用主が最適と考える方法に応じて、以下のように実施することができます。


• 雇用主の代理として他の従業員または請負人により(そして、これを容易にするために、在宅勤務者は自宅へのアクセスを提供することが求められる)、あるいは

• 在宅勤務者本人によるセルフアセスメントとして


Covid-19感染のリスクを低減するため、ほとんどの雇用主はセルフアセスメントの手法を好むようです。基本的なリスクアセスメントを実施し、その結果を会社と共有できるよう、適切なリスクアセスメントの研修とアドバイスが在宅勤務者に提供される必要があります。在宅勤務者は、リスクアセスメントの研修と実施について全面的に協力することが期待されます。


明確かつ一貫性ある在宅勤務ポリシーにより、会社と従業員の責任が定められるべきです。このアセスメントでは、精神的かつ身体的な健康も取り扱い、報告および管理手続きに関する情報、データ保護ならびに機器の使用も含む必要があります。


報告


在宅勤務への移行は、多くの人にとって困難かもしれません。在宅勤務者全員が自分たちに何が期待されているかを理解できていることを、雇用主は確認し、必要に応じて彼らを支援する必要があります。


雇用主は、以下の点に関する同意を目指すべきです。


• 従業員との連絡方法

• 必要に応じて個人的な状況を考慮しながら(例:育児に関する取り決め)、パフォーマンスをどのように管理および査定するか

• 問題が生じた場合や状況が変化した場合に、従業員が連絡を取るべき担当者


従業員が自宅でモチベーションを高めることや自己管理することが難しいと判明した場合、これらの問題に対処して、可能な限り支援するため、実務的な対策を講じる事が必要となります。


データ保護


不正又は違法なデータの取り扱いおよびパーソナルデータの偶発的な紛失または破壊に対して、雇用主は適切な対策を講じる必要があります。在宅勤務者は、データ保護と機密性に関連し、自らのおよび雇用主の義務に関する特別な研修が必要かもしれません。


また、雇用主は、在宅勤務する従業員のデータ保護について、データプライバシー影響評価も実施する必要があります。英国個人情報保護監督機関(Information Commissioner’s Office (ICO))は、データ保護規制に違反したデータ管理者(data controllers)に直接的に多額の罰金を科す権限をもっています。データプライバシー影響評価には以下の内容を含めるべきです。


• 従業員のコンピュータとそこに保存されているパーソナルデータにアクセスできるのは誰か?

• 雇用主のリモート勤務システムでは、従業員による情報の暗号化および/あるいはパスワードによる保護を許可しているか(パスワードの共有は明確に禁止されるべきです)?

• 紙ファイルが保管されている場所には、安全なファイルキャビネットなど保管に相応しいシステムがあるか?

• (物理的および電子的)文書の保管および適切な廃棄に関する規定があるか?

• スタッフは、研修と指導を受けており、パーソナルデータと会社の機密情報を保護する義務について定期的に注意喚起を受けているか?


機器


状況によっては、雇用主は従業員に会社の機器を自宅に持ち帰ることを許可したいかもしれません。例えば、デスク、人間工学に基づく椅子やIT機器など、従業員に適切な機器を提供することは、従業員の健康にかかるリスクを低減する効果的な方法です。


一般的な質問は、在宅勤務する従業員のために雇用主が機器を購入する義務を負うかというものです。雇用主が在宅勤務者に適切な機器を購入するために資金を提供するという法的な要件はありません。ただし、障害のある従業員に対して、雇用主は合理的な調整を行う義務を負うことがあります。障害のある従業員が職務を遂行するため合理的に援助を必要とする場合、会社の費用負担で提供されなければなりません。可能であれば、会社は障害のある従業員に会社の機器を貸与して在宅勤務を支援するべきです。


現在進行中のCovid-19の世界的大流行の結果、多くの雇用主は、スタッフの大部分が可能な限り在宅勤務する状況に置かれることになるでしょう。これは、予見できる未来においても継続すると思われます。この不安定な時期に、弊所は、安全衛生の義務について貴社のビジネスを支援しアドバイスいたします。


貴社が以下のものを必要としている場合には、弊所の雇用法チームにご連絡ください。


• 在宅勤務、IT、メールおよびコミュニケーション、あるいは内部告発のポリシー

• 従業員が自宅の作業環境ついてセルフアセスメントを実施する方法に関する研修資料、および/または

• データプライバシー影響評価





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